Begeleiding op maat: Weer grip op vgm in de organisatie

De kennis en ervaring van werkprocessen, software, normen en menselijk gedrag levert overzicht en hierdoor kan verdere actie succesvol ingezet worden. Waar dit nog niet optimaal is kan de begeleiding op maat een uitkomst zijn.

Standaard toepassingen weet ik toe te passen om allerhande problemen op te lossen en terugval te voorkomen. Dit kan in de organisatie (werkprocessen en afspraken) als ook op de werkvloer zijn, maar ook in software, geen probleem. 

De persoon Peter Bakker

Eerst een kleine introductie over de persoon Peter Bakker. Korte tijd HTS civiele techniek gestudeerd in Zwolle, waarna de opleiding in Limburg bij DSM start. Opstarten van 2 fabrieken met de state of the art veiligheid vormt mij tot de persoon met aandacht voor veilig werken. Toen was ik ca 25 jaar oud. In mijn latere werk veel zowel zelfstandig als in ploegverband gewerkt. Dit was in de zware chemie, maar ook in klein productiebedrijf waarbij heftruck en shovel dagelijkse arbeidsmiddelen zijn. Aanvullend 6 jaar bij bedrijfsbrandweer levert veel kennis en vergroot het inzicht. Kennis en ervaring van software komen in het programmeren samen. Hiermee kan optimaal gebruik worden gemaakt van de digitale mogelijkheden, want die zijn er. Zeer ervaren in Microsoft Excel met VBA-script, heden ten dage aangevuld met grote vaardigheid in slimme apps voor tal van oplossingen en functies of rollen. 

Het herkennen van situaties en dit groeperen naar een krachtig advies is hetgeen ik het liefste doe. Het advies levert veelal herkenning op, zodat interventie vlot wordt ingezet.

Actiepunten en plannen uitgewerkt

Ieder bedrijf of organisatie worstelt met actiepunten, wie niet. Door toepassen van handige functies in Google sheets is beheersing van actiepunten nu veel overzichtelijker. Hierdoor kan de veelzijdigheid in een vreemde organisatie of bedrijf van grote toegevoegde waarde zijn, want het moet toegevoegde waarde hebben!

Begeleiding op maat, de inventarisatie

Hoe ziet de begeleiding op maat er uit?

Methode van invulling interim opdracht:

  • dagelijkse rondgang
  • inventarisatie-samenvatten-doelen stellen
  • prioritering en afstemming met management
  • assertiviteit urgente zaken meteen op te pakken
  • wekelijkse rapportage met nieuwe doelen voor komende periode.

Begeleiding op maat, doelen stellen

Eerst kijken waar de nood het hoogst is, wat moet eerst gebeuren. Dit geldt op vele fronten, waarbij specialisatie in het oppakken van  administratie, inrichten en verbeteren van werkprocessen alle aandacht krijgt. De grote kennis van het Office-pakket, dataverwerking en werken in agile omgevingen zoals Google met haar software, geven ruimte te werken aan continuïteit en zelfs verbetering. Denk hierbij aan eenvoudige slimme oplossingen, waarvan hier voorbeelden van verbeteringen:

  • heftruck inspectielijsten, de verwerking een stuk eenvoudiger
  • werkplekinspecties middels formulier op telefoon
  • opbouw complete boekhouding met inzet massabalans bij HVC, van opbouw naar complete boekhouding van materiaalbalans

het gebruik van het formulier bij De Wilde levert bijvoorbeeld, mede door het gebruik van het formulier, grote respons op. 

Zo levert consultancy met maatwerk resultaat op.

Begeleiding op maat, samenvattend

Het begeleiden op maat is maatwerk waarbij goed advies en aansturing vruchten aflevert. De originele benadering is van grote waarde om het doel beter te beschrijven, zodat anderen de uitvoering zelf in kunnen vullen. Doelstelling: het moet van toegevoegde waarde zijn dat ik er ben.

Beschikbaar voor interim opdracht om vorm te geven aan veiligheid in alle delen van het bedrijf. Op hoofdlijnen kan ik goed inleven en vorm een beeld van wat haalbaar is, omdat begeleiden van andere bedrijven een helder beeld geeft van wat belangrijk is. Het uitwerken naar actiepunten en deze ook realiseren is de kracht; de juiste vraag aan de juiste persoon stellen levert optimaal resultaat met zo min mogelijk moeite. Het is daarom dat er tijd over blijft voor verbetering van werkprocessen of het eenvoudiger maken van administratie. Dit kan alleen door de grote interesse in slimmer werken met inzet van eigen ontwikkelde scripts. Dat daarvoor hulp van anderen nodig is, is geen probleem; want ik schroom niet te vragen waar ik iets niet weet.

Werkwijze nader beschreven

Om te starten met het begeleiden is er eerst het onderzoek. Dit levert van alles op, waarbij de ervaring tot recht komt om het maatwerk te garanderen. Het toetsen, vergelijken met andere bedrijven, is essentieel om de organisatie op hoofdpunten samen te vatten. Tegelijk kan een oordeel samen worden gesteld. Bij het onderzoek hoort een rondgang, dit kunnen er meerdere zijn. De rondgang levert punten op, waarop verdere actie doelgericht ingezet kan worden. Aanvullend onderzoek naar documenten en werkstromen is nodig, zodat de basis duidelijk wordt.

De toetsing krijgt opvolging in de actiepunten. Hierin staat tevens een omschrijving van het gewenste resultaat staat en ook wanneer dit gereed moet zijn.

De beoordeling vindt na enige tijd plaats en heeft oog voor de huidige situatie, want hier is maatwerk van toepassing. Daarna komen de actiepunten. Eenvoud blijkt vaak goed te werken, zoals het beter delen van bestanden. Het oordeel is slechts een beeld, het is de start. Het geheel van acties vraagt vaak niet veel tijd. Het plan is tenslotte een akkoord tussen beide partijen, omdat we samen werken naar optimalisatie van de bedrijfsvoering. Het doel moet helder voor ogen, alles is gereed de verbetering te starten.

 

Inzet van eigen apps

De administratie van bedrijf of organisatie is veelal een groeiproces, waarbij zaken elkaar opvolgen. Het is de kracht van OSWF om de verwerking van hetgeen echt belangrijk is eenvoudig te maken. De frisse blik met gebruik van de nieuwe mogelijkheden levert een aanzienlijke verbetering op. Alleen wanneer de SWOT-analyse (sterkte-zwakte-gevaar en kansen) hier gunstig resultaat levert, wordt hierop ingezet.